<經理人雜誌>讓新手主管90天內上手

原文：http://www.managertoday.com.tw/?p=301


縮短生產力曲線

晉升為主管，儘管意謂著在職涯上更上層樓，但是新進主管所面臨的挑戰與壓力也相當大。不過，組織所面臨的競爭也很激烈，因而總會期望新主管一上任就立竿見影，盡可能縮短會導致績效衰退的適應期或緩衝期。然而，若是企業訓練新進主管時，持續沿用舊法，只是概略介紹公司的人資政策、作業程序，以及基礎的領導技能等，是不可能讓他們快速上手的。

根據DDI於2005年的「選才預報」（Selection Forecast），新進主管平均需要4個月才能在工作上實際發揮功效，而這還不必然意味著他們能夠完全發揮生產力。因此，若要讓新進主管快速獲取所需的技能與支援，進而縮短生產力曲線，企業就必須縝密規畫新進主管的「就職訓練計畫」（onborading program），以針對新進主管的需求和不足之處加以強化及培養，俾使他們能迅速為組織做出貢獻。

協助建立關係網絡

新進主管之所以獲得拔擢，通常是基於技術專業表現突出，而非善於領導，因此通常無法了解個人貢獻者和領導人之間的根本差異：亦即監督或命令部屬完成任務，而非凡事親力親為。由於新進主管會有新同儕、新部屬（而且通常是之前的同事），也會首度面對高階主管，因此為順利從事新職務，便須與上述所有人建立起一段有效的工作關係。

然而，關係的建立不易，常見的錯誤就是公司自以為把新進主管聚集一堂，上一、兩天的課，人際網絡自然就會建立起來。真正有效的就職訓練計畫會在強調建立關係的重要性之餘，又提供新進主管各種制度化的網絡聯繫機會和支援，好讓他們與組織內的其他主管（無論是同為新進主管或資深主管）建立網絡。

有些組織會採用「好夥伴計畫」（buddy program），讓新主管搭配另一位有相同背景或興趣的同儕；其他組織則會安排新主管與高階主管會面，協助他們學習領導技能，並且汲取組織內諸多不成文的規定及文化，同時也建立起他們的人際網絡。此外，能夠在一個非正式且安全的環境裡接觸到高階主管，也是非常重要的，因為新進主管終將必須在他們面前證明自己的領導能力。

明確傳遞公司願景

關係與網路的建立只是手段，終極目的還是要利用關係以提振績效。這時新進主管所需掌握的，就是公司的「大方向」，包括策略、價值、文化及組織最近或即將面臨的變革等。然而，有關這類資訊的獲取，大多數新進主管通常都必須靠一己之力，翻遍組織的文件和簡報，而非在就職訓練時，透過過程中所進行的各式各樣活動，就能夠獲得。

其實，將企業的策略和價值與新進主管的訓練計畫緊密連結，不但能讓他們體認到自己在組織所扮演的角色日益吃重，從而凝聚對於組織的向心力，更可確保新進主管在執行任務時，能夠考量到組織在策略方向上的優先考量。

換言之，新進主管的就職訓練計畫，必須讓他們先對組織的策略優先考量有所認識，之後再藉由他們將之傳遞給團隊成員，協助個別員工看出自己的績效表現，將如何對組織的成功做出貢獻，並體現公司的價值，擁抱公司的文化。

快速獲得成功體驗

新進主管上手得愈快，無論對組織或個人而言，都是互蒙其利。因此，組織應妥善規畫讓新手主管快速獲取成功經驗的任務。有了成功的體驗做為激勵，他們實際對組織做出貢獻的時間，也得以從前述的4個月，縮短為90～120天。

當然，專業技能及知識的培養，在新進主管上任的前三、四個月，仍應持續進行，不過若新進主管的上司能夠從旁提供協助，在他們執行任務前參與討論或適時提供建議及指導，則新手主管在執行任務時的成功機率，應可大為提升，從而建立起自信，加速進入狀況。

由於新手主管通常必須解決棘手、急迫的任務，因此就職訓練計畫的安排，應該儘量與他們在日常工作中必須處理的事項密切關連。
而主管的從旁輔導，除了能夠以自身豐富的經驗提供指示之外，更重要的是讓他們知道：在初期階段，任務的成敗並非要由他們一肩扛起，自己的上司也會負起任務達成與否的連帶責任。換言之，上司所扮演的加速器或催化劑的角色，讓新進主管做起事來不會綁手綁腳或畏首畏尾，進而能夠迅速地發揮實際功效。

新進主管在剛上任之際的成敗經驗，攸關他們的自信及績效，因此如何讓他們不至於在就任之初就因為遭遇挫折而受創，便是就任訓練計畫設計的關鍵。而一套設計完善的就職訓練計畫，不但可以解決新進主管在從個別貢獻者轉型為公司領導人時最常面臨的挑戰，也可以讓新主管在帶領團隊以提振績效時，能夠有個好的開始。（撰文／齊立文）

<經理人雜誌>圖解的力量：標題與結論

原文：http://www.managertoday.com.tw/?p=6857

「標題，是一張圖解中最醒目的部分。大部分人如果想知道一張圖解畫的是什麼，第一眼看的就是標題，」《這樣圖解就對了！》作者久恆啟一指出，同一張圖表，因為標題的不同，往往能賦予人們大不相同的印象；而一個好的標題，除了能引發讀者想要一探究竟的興趣與好奇，更表示製圖者已經看透了事物的本質。

結論，則是能夠讓讀者明白繪圖者究竟想要表達什麼主張，或促發什麼樣的行動。「在一般情況下，很少有讀者能夠只看圖解，就能自行導出結論，」因此久恆啟一認為，沒有寫出結論的圖解，只能算是一份瑕疵品。

只看標題，就能想像內容

久恆啟一在另一本著作《圖形思考》中提到，許多人在繪製圖解時，即使自認已經將內容咀嚼得滾瓜爛熟，但有時仍無法理解透徹到足以構思出一針見血、正中本質、引發讀者興趣的標題。碰到這種情況，他建議繪圖者應反覆地質問：「這個圖到底要說什麼？」才能再度有新的發現。

《現學現用！商業圖解思考法》作者開米瑞浩也指出，好的標題能夠讓讀者「光憑標題就想像出內容」，更能夠確保讀者一目了然地抓住重點。因此，可適用於任何情況、意義籠統的標題，反而最不適用。例如，「減肥茶銷量一年激增230%」就比「減肥茶銷量成長概況」來得生動，也更能說明消費趨勢。

雖然一般人通常是在圖解完成後才下標題，但有時候也可以試著在著手做圖解之前，先設定好標題。《解決不了的問題，用「畫」的就對了！》作者村井瑞枝就提到，「決定了標題，就等於決定了資料的內容。」意思就是，如果能夠在圖解一開始，就先確立想要傳達給讀者的訊息，並據此反推出資料的組成內容，不但可以節省許多時間心力，還能將內容整理成容易理解的形式。

至於如何下出好標題，村井瑞枝提出了3個方法：

1.陳述讀者不知道、想知道的事：例如最新調查結果、研究發現，或是讀者有疑惑、不確定，因而很想知道答案的資訊
2.促使讀者做出決定：例如，呈現A案與B案比較的結果，最終決定採用B案。
3.鼓動讀者採取行動或獲得對方認同：例如列出所有分店的營業額，但標題下為「搶救虧損的A店與D店」。

看完結論，就能促發行動

我們都有過類似經驗：簡報者話滔滔不絕地說、投影片一張張地秀，但是你聽完之後只想問對方一句：「然後呢？所以你的意見或建議是⋯？」

結論的功用和標題類似，目的在於將圖表所要傳達的訊息，濃縮成精簡的文字。如果沒能在圖表上說出結論，就等於要讀者自行歸納或推演，不但會讓人喪失耐心與興致，也讓圖解的成效打折扣。

《圖解力：提案/企劃/發想的88個圖解技巧》作者山田雅夫強調，標題、圖解和總結三者共存，能夠讓圖解更完善：附上標題，才能更明確、迅速、不造成誤解地清楚表達圖表的真正著眼點；標註內容的「總結」，則可以凸顯重點、表格的真正意圖，讓讀者無需多加思考。

（整理、撰文、編輯 / 齊立文，本文取材自《經理人月刊》8月號）

<經理人雜誌>3步驟圖解複雜資訊，來龍去脈立即掌握

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Step1 找出5大關鍵字：人、物品、金額、時間、空間《讀日經新聞提升圖像思考力》（暫譯）作者板橋悟及久恆啟一都指出，閱讀財經新聞，第一步必須找出故事中基本的5個要素──誰（個人、企業）、物品（商品、服務）、金額（價格、營業額）及時間、空間，並在茫茫字海中將這5大關鍵字清楚標示而出。

在這篇報導及相關資料中，我們可以找出「人物」（企業）：蘋果、宏達電（HTC）、Eric Schmidt（代表Google）及ITC（美國國際貿易委員會）；「物品」：數個互控的侵權的專利技術、ITC的判決結果；「時間」：訴訟日期、Eric Schmidt發表談話的7月19日。

Step2 定義關鍵字因果關係，畫上圓框、決定大小蘋果與宏達電為平等的對立關係，故應使用並列的圓框，藉以比較兩件事物；宏達電因為長期在手機產品中使用Google開發的Android作業系統，兩方為在此事件中為合作、友好關係，可使用重疊的圓框。ITC為中立的居中仲裁者，位置應居中，並與蘋果、宏達電、Google三者分離。

必須注意的是，一般日報新聞不會包含太多企業、產品之間的背景資訊，因此，若在定義因果關係時出現困難，可經由資料搜尋補全資訊。在此新聞中，可透過補充宏達電與Google的合作歷程、蘋果與宏達電在手機市場的市占率（北美智慧型手機市場分別為第2、第1、全球手機市場為第4、第7），了解三方的友好、對立關係。

Step3 透過箭號，表達圓框之間的互動箭號可以表達動態的行為，如蘋果、宏達電之間的對立與互控、ITC的判決，與Google的支持等。由於訴訟過程帶有時間順序，故在以箭號連結時，盡量維持「由上而下」的先後關係。

（整理、撰文 / 郭子苓、編輯 / 齊立文，本文取材自《經理人月刊》8月號）

<經理人雜誌>企畫書撰寫3步驟：先找出問題解答，再構思佈局與觀點

原文：http://www.managertoday.com.tw/?p=7171

製作企畫書前，該如何做準備？以商業上最常見的「問題導向型」（problem-oriented）企畫書而言，通常是先發現與掌握問題的本質（what），再透過「樹狀圖」「魚骨圖」「關聯圖」等思考工具的推演，或是運用「PERT圖」（Project Evaluation and Review Technique，利用網絡分析制定計畫）、「資料採礦」等較為複雜的工具與作業軟體，獲知解決問題的答案與方法（how），進而形成一種「想法」或「觀點」，成為企畫書的核心，並具體呈現在企畫書的結論、策略與建議中，而其他章節內容也都將圍繞此一核心，進行鋪陳與論述。

有了解決問題的方法後，就可以依以下3個步驟，進行企畫書的構思與布局：

1.架構與命名：架構是一種論述的邏輯，從論述的起承轉合而來，具體呈現在各章節標題上，陳述為什麼如此做的理由；而企畫書的命名則應以簡潔、具體清晰，讓人一看就懂為原則，常見的命名方式有3種。

（1）平鋪直敘式：例如「台灣高速鐵路營運企畫書」，這是一種最簡單直接的命名方式。

（2）強調行動或所能創造的效益：例如「未來新十年願景的高速鐵路服務流程改造方案」，這種技巧也可運用於各章節標題的擬訂上。

（3）加入感性、創意語彙，創造想像空間：例如「實現人類移動夢想的高速鐵路營運規畫」，日本商業界常以此種命名方式，為企畫書加分。

2.以投影片製作企畫書草稿：將企畫書草稿內容轉製成投影片，並在每頁投影片上，記下各章節內容與圖像（包含關聯圖、統計圖表等）的提示說明文字。

此外，還必須以提案時間的長短，決定投影片總頁數，通常在正式提案場合，投影片總頁數會以「P（總頁數）＝（T（提案總時數）－T’（彈性時間10∼15分鐘））/ 3分鐘」公式做計算，例如提案時間為90分鐘，便需將投影片總頁數控制在25張以內。（註：彈性時間指的是開場白、串場橋段、收尾所需時間）

3.製作與輸出企畫書：將投影片草稿內容加以擴充、具體成形，做法是將各章節內容的提示說明加以延伸、鋪陳，並繪製成統計圖表、關聯圖或加入照片、插圖、地圖等相關圖像，進一步整合文字與圖像，同時將文字與圖像比例控制在3：7左右。

要特別注意的是，不論是文字或圖像，都必須遵循「金字塔結構法」寫作邏輯，同時內容符合該產業的經營邏輯，企畫書才能言之成理，進一步說服他人；當完成整份企畫書後（就表示你已有現成的投影片電子檔案），再將檔案輸出列印、影印裝訂，就成為發給與會人員的書面資料。

一份專業優質的企畫書，不僅能夠解決問題的根源，也應具備寬廣的格局、視野與氣勢，同時能夠站在制高點上，以獨特的觀點來看待問題與事件。

（撰文 / 王友龍，本文取材自《經理人月刊》8月號）

<經理人雜誌>培養專注力3技巧，工作效能加倍

原文：http://www.managertoday.com.tw/?p=1958

取材自《用腦，要用對方法》，茂木健一郎著，時報出版。整理 / 文及元

想想自己集中注意力、專心於工作時，會呈現什麼樣的狀態？無論讀書或工作，如果沒有達到「忘我」境界，就很難有進步。

忘卻時間的流逝，耳朵聽不見任何雜音，純粹沉浸於樂在工作的狀態——這就是所謂的「神馳狀態」（flow status）。很多運動選手常在比賽中體驗這種神馳狀態，例如，棒球選手說：「看見球停在空中。」足球選手表示：「明顯看到一條線指出傳球方向。」

進入神馳狀態的當事人，在乎的不是行動之後的結果，而是行動本身的價值；也就是對於薪水、成績、勝敗毫不執著，單純將精神集中於眼前的任務（工作、學業與比賽），並且享受這段全神貫注的時光。

事實上，人類的大腦非常喜愛進入神馳狀態時的感覺，想在讀書或工作上集中注意力，先決條件就是要「完全投入，讓自己和目標呈現『零距離』狀態」。任何人都能應用以下3個方法，訓練自己擁有進入神馳狀態的專注力：

1.速度：將行動加速到極限。隨時將「時間壓力」放在腦中，設定時限，努力讓自己不斷加速、超越極限。就像運動選手的訓練一樣，一點一滴提升自己的紀錄，接著反覆進行，徹底養成習慣。

例如，做練習題時，與其每題都花費大量時間細細思考，不如加快速度，「一題接著一題」迅速做完並翻頁。但話說回來，如果把提升速度當成唯一目的，又顯得本末倒置。正確的做法應該是腳踏實地、循序漸進地提升速度。這種做法無法立即達成，重點在於每天累積的點滴工夫，以養成提升速度的習慣。

2.分量：加重作業量。維持專注力的訣竅在於隨時保持「正在進行某項作業」的狀態，不能總是坐著空想發呆，而要讓自己處於忙碌中。提升速度的同時，也增加時限內能完成的工作量，就像是複習功課時，增加練習題的分量一般，最重要的是在作業時不留一絲喘息空間。

3.投入：專心一致。試著回想自己集中注意力念書時的狀態，是不是有一種好像書本和自己合而為一的感覺？

東京藝術大學映像研究系的佐藤雅彥教授，以「專心的、認真的（studious）」狀態，表示人類在某種情境下因全神貫注而感覺幸福的狀態，所謂的「投入」，指的正是處於這種狀態。

「我喜歡這個！」「這個好有趣！」實際體會這類狀態的人愈來愈少，然後就這麼渾渾噩噩長大成人，讓佐藤教授非常憂心。

無論做什麼事，人們都必須先找到某個能讓自己一頭栽進、全心付出的興趣。也就是說，唯有體會過類似狀態的人，才能了解充實自我人生的方法。

佐藤教授表示：「人類的幸福，就是擁有每一段神采奕奕、處於興奮狀態的時光。如果每天都能有新發現，不是很刺激嗎？」

<經理人雜誌>激勵員工的5大技巧

原文：http://www.managertoday.com.tw/?p=82

芝加哥大學商學院教授奚愷元在他的新書《別當正常的傻瓜》，教我們在獎勵員工時，如何做明智的決策，達成更高的效果。

一、漲薪資不如發獎金

原因有二，第一、儘管員工會在加薪與發獎金中選擇前者，但是一次性漲薪資在最初可能給人帶來很大的快樂，但是時間久了，員工也都適應了。而間歇性的、特別是不定期的發獎金給人的快樂會一直延續。和漲薪資比起來，獎金帶來的快樂更頻繁、更持久。

第二、發獎金給公司帶來較大的迴旋餘地。經濟難免有不景氣的時候，任何一家公司都不能保證業績可以持續成長，如果要再調降薪資，便難上加難。

二、發獎金不如辦活動

中秋節到了，如果你是公司老闆，是直接給員工2000元或是總值2000元的喜來登自助餐券？當然你如果問員工的話，他們往往都會選擇現金，想怎麼花就怎麼花。

但是若從心理學的角度來看，這些從來沒有去過那麼高檔餐廳用餐的員工，會永遠記得老闆給他們如此特殊的享受；反之，2000元放進口袋，很快會忘記怎麼花掉，當然這個禮物就慢慢失去它所代表的意義了。

三、有選擇不如無選擇
當一家公司準備獎勵員工時，假設公司可以讓員工去渡假旅遊，也可以送他們每人一台高解析度的液晶電視，並且兩者是等值的，這時究竟讓員工有選擇好、還是沒有選擇好呢？

乍看之下好像給予更多選擇是對員工好，其實不然，選了渡假的員工會感到自己是放棄了實用的電視機為代價，旅遊回來後看到有液晶電視的同事，肯定心理不是滋味；而選擇電視的人，在家裡看到電視中的那些渡假勝地，想到其他同事也正在盡情遊玩的時候，一定會顧影自憐。因此，送禮不該給予選擇，單獨給任何一種東西，比讓人在兩種或多種東西中選擇（有負面效應），給予的滿足感更大。

四、一次送不如兩次送
就傳遞消息的藝術而言，如果你有兩個好消息，最好分兩次告訴他人，所得到的快樂更大。運用到公司獎勵和送禮上也是一樣，如果你要發給員工2000元獎金，那麼最好分兩次，每次給他1000元，這樣儘管他拿到的還是2000元，但較之你一次給他，他所獲得的滿意度會更大。

五、公開獎金不如不公開
公開薪資與獎金的好處是管理透明、避免作弊。但是公開薪資與獎金有什麼壞處呢？想一想員工大部分都覺得自己的能力比別人強，自己的貢獻比別人更大，例如有兩個經理參與了一個專案計畫，從總經理的角度來看，這兩個人的貢獻程度是一樣的，所以給了一樣的獎金。

如果這兩位經理不知道對方拿了多少獎金，他們會開心，但是如果總經理把獎金金額公開，甲經理會覺得自己的貢獻比乙經理大，要求提高自己的獎金；乙經理也以同樣的理由跑到總經理那要求給自己多一點的獎勵。總經理非常為難，只好給兩人的獎金都漲了一成，儘管獎金都多了，但是兩人心理還是不滿意。最後公司多發了獎金，卻沒有提高任何一位經理的滿意度，真是吃力不討好，所以公開獎金不如不公開來得好。

（取材自《別當正常的傻瓜》。撰文／盧懿娟）

<經理人雜誌>超效率時間筆記本

原文：http://www.managertoday.com.tw/?p=36


根據「任務大師」時間管理顧問公司創辦人茱莉‧摩根斯坦（Julie Morgenstern）的觀察，大家在時間管理上最常面臨的一項障礙，就在於看待時間的方式。

大多數人都把時間當做是無形的，但是，每天的時間並不是取之不盡、用之不竭的，換句話說，就像我們必須把一定數量的物品，塞進櫥櫃有限的空間裡一樣，我們同樣必須把各項工作，塞進時間有限的行程表裡。事實上，每天的時間就像是個容器一樣，是個有限的儲存單位。

而善用記事本，是做好時間管理最普遍、最有效的方法。

日本經濟學家野口悠紀雄設計出一種稱為「超整理手帳」的特殊筆記本——先拿幾張A4的紙對折再對折，然後把這幾張A4堆疊裝訂起來，每格代表一周的行程表或是筆記。使用這樣的記筆本有幾項好處：

 1. 可自行用電腦設計格式，並列印使用。

 2. 方便規畫長期的行程，展開後可以一次看見4周的行程表；如果把兩張行事曆黏起來，就可以安排8周的行程；在日本甚至推出了3～4張A4大小的內頁。

 3. 方便備份與存檔。由於使用的是A4規格，很容易就可以影印備份，在使用完畢之後也可以用市面上各種檔案夾存檔。

 4. 體積輕薄，方便攜帶。基本單位是一張紙，可以視需要隨時增添或減少，不必一次攜帶整年份的行程。

另外也可以試著依自己的喜好調整記事本。要充分發揮記事本的效用，可以採用以下兩個方法：

1. 如果使用的是紙本的筆記本，可以在「待完成」的工作上黏一張便利貼。這樣一來，等到工作完成之後，就可以把便利貼撕掉，或者轉貼在往後幾天的頁面上。

2. 記事本也可以當做文件的管理工具。把必須保留下來的檔案一一歸檔，並在記事本裡記下自己的待辦事項與完成期限。有了合用的記事本跟幾個檔案夾，就可以把辦公桌整理得乾乾淨淨了。

（摘自《大師輕鬆讀──別再看時間的臉色》，大師文化出版。整理／張鴻）

<經理人雜誌>溝通祕技／8秒內抓住聽眾的注意力

原文：http://www.managertoday.com.tw/?p=931

整理．撰文 / 劉揚銘
文章來源《經理人月刊》8月號

善於表達的人在簡報或演說中，總是一開始就抓住聽眾的注意力，這就是簡報的「8秒規則」：聽眾會在簡報開始的8秒內，決定你的話值不值得聽。

開場的客套話，其實等於廢話。與其說出像這樣平凡無奇的簡報開場：「很高興今天有機會來到這裡，我嘗試在不景氣的影響下，以及目前屢創新低的利率環境中，評估近來促成建材業反彈發展的原因。」不如利用以下6種開場方式，讓你在8秒內就能擄獲聽眾的心：

1.反問聽眾
例句：「你們覺得今年美國經濟最大的奇蹟是什麼？不是製造業或金融服務業，甚至不是出兵伊拉克而暴增的國防預算，而是在利率連續5年創下歷史新低的不景氣中，始終保持不墜的房屋市場。」

2.引述一段名言
例句：「聯準會主席葛林斯班上星期說，過去3年來，走勢堅強出乎意料的房屋市場，幾乎是隻手保住了美國經濟的命脈。」

3.預測未來
例句：「假如目前正熱的房屋市場在未來1年半中，以現在的速度繼續成長，它就會成為歷來維持最久的一波漲幅。」

4.回顧過去
例句：「幾年前，就在911事件後，佛羅里達西棕櫚灘的新建屋只有117件，全面裝潢是85件，建材市場等於是垮了。相較之下，今年當地新建屋有2167件，全面裝潢有1168件，供應商要全面衝刺才能跟得上需求，這個故事在全美各城鎮不斷上演，而且次數多到數不清。」

5.用結尾開頭
例句：「目前房屋市場正熱。和過去50年來任何一個時期相比，現在有更多人正在建造、整修更多房屋。不難想見的是，建材業碰到了歷來最好的一年，而我們現在正站在這波浪潮的最前端。」

6.說一則趣聞例句：「加州帕羅奧圖市的官員上星期宣布，新建屋和翻修屋的數目將連續3年創下新高。而且在全美2600個新建屋市場最火紅的城市裡，帕羅奧圖只是其中之一。」

一個強力的開頭勝過十幾句客套話，運用以上6個小技巧，花點心思找個故事為你的簡報開頭，就能抓住聽眾的注意力。

（取材自《行動領導》，麥格羅‧希爾出版。整理‧撰文／劉揚銘）