2011年6月12日 星期日

《時間管理-給系統管理者》筆記

1.有人向你請求幫助,但你沒空時,可在他的面前寫下他的請求,並且邊寫邊說「(某某人)需要(什麼)在(日期)」,寫好後拿給他看,並問「我記下你的重點了嗎?」,當對方說「是」後,即可說「謝謝」以結束話題,回到自己的崗位上。



2.當有人在你的專案時間內,以請求干擾你,可以選擇:

(1)指派它:在他的面前拿起電話,打給防線內有空閒的同事,指派請求給他,向同事解釋對方的請求時,最好以專業術語解釋。

(2)記錄它:如果是只有你才能做的事,但又不緊急的情況時,則記錄下他的請求,且確定對方看見你在記錄他的請求。


3.對問題衡量兩次,再做一次切割,並要雙重確認。


4.除錯時,一次只修改一項。



5.永遠測試你的工作,且須直到客戶也做了測試後,你才算完成工作。


6.運行中斷的處理方法:運行中斷一小時後,特定的經理(SA主任的上司)必須通知運行中斷。SA必須在每半小時向經理提供最新情況,直到問題解決為止。經理則對上層管理部門和客戶通知,因此SA可以專心解決問題。


7.開發例行公事:

(1)時常重複卻沒有安排到的事件。

(2)維護工作。

(3)人際關係與職涯網路

(4)經常會遺忘的事。

(5)開發新技能。

(6)持續更新。


8.循環系統的工具:

  • 工作表(當日優先順序表)和時間表(當日每小時的行程)
  • 行事曆
  • 人生目標的清單
  • 筆記,並確保放在同個地方


9.計畫一天的行程:

(1)建立今日行程表:計算出扣除會議和約會(這些活動應在行事曆上)的剩餘時間,這些時數就是當天能利用的時間。

(2)建立今日的工作表:包含所有工作項目的清單,以及追蹤前一天的工作表所被移出的項目。

(3)排列優先權和重新安排:評估每項工作完成的時數,再加總起來。若總時數超出當天能利用的時間,則個別移出些項目到明天的表單。



10.使用循環系統:

(1)準備一份12張整頁的行事曆(每個月一張)。

(2)足夠一整年每天一頁的紙張或是印有1/1~12/31日日期的筆記紙(通常有每日時間表和工作表各站一邊的空間),你要做的就是每個月填裝30天的用紙。

(3)額外的筆記紙放在最後面,記錄人生目標的清單和其他的清單。

(4)將以上的頁面保存在一本活頁夾中。



11.使用行事曆:

  • 約會和會議
  • 重要的日子
  • 數天後才需要做的待辦項目
  • 假期計畫
  • 截止期限



12.如果你會遲到或是錯過約會,一定要先打電話通知對方,這比晚到再道歉來的好。



13.在同意約會之前,一定要先檢查行事曆再回應。



14.搞清楚你的目標,排出優先順序,再把步驟找出來,並把這些目標轉成工作項目,寫進你的行事曆。



15.透過將目標寫下的過程,可以讓你把目標變得具體。



16.針對自己的目標提三個問題:

(1)我想達成什麼?

(2)我何時想達成此目標?

(3)我該如何才能達成?



17.定期做目標回顧與步驟回顧。



18.把工作和生活中的短期(一個月)、中期(一年)、長期(五年)目標列出來,排定優先順序,以及實踐目標的步驟。



19.根據客戶期望排定優先順序。



20.將上司的請求標記為特殊優先權。



21.確認上司知道你的職涯目標。



22.只有當能善用上司的職權時,才使用向上指派。



23.了解上司的目標,並協助他完成。



24.私下向上司詢問「你的上司用什麼尺度評估你的效能?如果我知道你是怎麼被評估的,我就可以把這些目標記在心裡,用更有效的方式對團隊有所貢獻」。



25.錯誤的休假:

(1)跑差事,應在當天就挪出適當的時間。

(2)把周末當度假,應用來處理雜事。

(3)用手提電腦來辦公事、檢查email,應盡可能遠離網路。



26.休假的建議:

(1)離開的兩個禮拜前,弄清楚需要做到哪些份內工作,然後花點時間訓練可以代替你的人(他只需知道你讓公司足以生存一兩週所需的事物),且要確定你們有協調假期,以免你們同時不在。

(2)離開前的這個禮拜裡,確定那個人可以做所有的任務而不問問題。

(3)離開的那一天,不要以root或Administrator身份做任何事情4.當你回來時,花點時間找出有哪些份內工作沒完成。

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