商業思維學院 -《【會議管理】不再開會開到死的訣竅》筆記

 重點1 會議為何無效？

• 會前規劃傳達
  • 與會者不清楚會議目的
  • 沒有找到對的人參與會議，如與會者權限不足無法決定
  • 事前準備、溝通不足
• 會中引導控制
  • 忽略控場
  • 會議記錄未落實、
• 會後追蹤確保
  • 未追蹤後續待辦事項的處理進度
  • 沒有導入好的工具

重點2 高效會議技巧

1. 會前規劃傳達

   • 會議邀約需說明會議目的、主題、對應的負責人、各議程的時間長度，確保資訊精準傳達，受邀人能夠輕易理解

   • 若受邀者委派代理人出席，必須確認代理人的權限是否足以在會議中發揮預期的功能

   • 盡量減少各議程的時間，以提升參與意願、讓與會者準備內容時能更精簡

   • 事先整理會議邀約表

     
     
     

2. 會中引導控制

   • 控制發散：避免有人帶風向、往細節鑽、轉移責任
     • 必須確認會議目的並觀察主席對發散狀況的態度，若有興趣或討論內容仍是在達成會議目的，則可以選擇不打斷
     • 通常做法仍為先討論完原定議題，延伸討論則加開臨時動議或增開會議
     • 對話跳針時，詢問「我們現在要解決的問題是什麼？」
   • 會議記錄

     • 避免找最菜、最不懂狀況的人寫會議記錄，並且自己需要把關會議記錄的產出

     • 第一區塊放前次會議的待辦事項追蹤

     • 寫關鍵過程與結論

     • 待辦事項寫法

       
       
       

     • 談判型會議必須找自己人寫會議記錄

3. 會後追蹤確保

   • 確保與會者對結論有共識，可詢問待辦事項的負責人會如何進行該工作、可能需要什麼協助、需要什麼資源等
   • 若與會者有代理人，須在會後確認代理人是否有已有傳達訊息給原定與會者，可詢問是否有哪些地方不清楚等
4. 只要你夠重視一件事，並且不斷傳達，其他人也會視為同等重要
5. 評估是否需要會前會：

• 與會人需要先讀過資料才能理解內容
• 老闆可能會提問的問題
• 需要事先溝通協調達成共識，如報告壞消息、討論新想法/方法、重大問題的解決策略

    6. 不應追求效率的會議類型：過場型會議（答案已經共識，召開只為抒發意見）、逃避型會議（有人不希望現在有結論、沒有資源處理）或其他涉及職場關係議題的會議