在閱讀前我必須先聲明，沒有任何一種領導、管理方式是正確或錯誤的，只有最適合你、最適合你團隊的方法。
若有任何疑問或建議，可留言做交流，互相學習，謝謝！
今天你提到想知道如果是我會怎樣規劃任務的分配，我大概跟你說一下我可能的做法，雖然現在講起來或許有些事後諸葛，不過還是提供你做個參考。
任務規劃步驟：
步驟粗分有四項。
步驟一、確認誰才是你真正的客戶。
老師的評分標準指出分數都是由我們學生互評，因此報告真正應著重的點，在於了解學生想要聽些什麼、什麼對他們來說是有吸引力的。
若評分是由老師自己評，則應著重老師可能會特別注意的部分，例如觀察老師的簡報，可以發現他喜歡用條列式方式簡報，因此在上台報告時就可以採取同樣的作法。心理學上有提到模仿行為可以促進彼此的認同感，這算是一點小技巧。
步驟二、釐清客戶（學生）的需求目標。
稍微思考一下，會發現學生其實只要聽到別人有結構化地說一長串內容，當中再夾雜些多數人沒聽過的專有名詞，乍聽之下會覺得很專業，分數自然能被打得高。
接著來看當時的題目，包括(1)介紹店家(2)店家使用了哪些CRM的方法(3)建議方案。
能論述一大串的內容，就在於(2)，這些內容可以在網路上查詢得知；(1)若敘述太長，會被認為是湊字數；(3)因我們學生對CRM、店家資訊理解並不深，這方面很難講得專業（要講得專業的原因前面有提到了）。
而關於主題制定的部分，我會針對(2)能很好發揮的部分作為選擇主題的依據，這點是我在今天沒想到的部分，回來反省才覺得自己錯了，沒即時提醒大家。
上述做完，目標規劃基本上就能有個雛型了。
步驟三、根據目標規劃來分配任務。
分配的重心，必須以上述總結出的重要性作為安排人力比例的參考數值。例如(2)的任務我派三人蒐集資料，一人做資料統整；(3)的任務派一人撰寫；(1)的任務等(2)(3)完成後再開始撰寫。
至於如何分配任務，則視組員能力而定，若對他的能力不熟悉，則可以根據他手上有的資源來做運用。（若將來你要分派部屬能力需求較高的任務，則務必在分配時和他確認是否能達成任務，並且須告知他，你可以提供哪些資源協助他完成任務，這些資源包括人力、物力等）
能力的部分我就不提了，這就是憑藉平日對別人的觀察；資源的話我指的是如手機可以立即運用，拿來上網蒐集相關資料。
而在你分配任務時，對任務的說明務必向他人闡釋清楚。有兩個步驟可以避免雙方對「質」的認知不同：
（1）先詢問對方，是否對任務的說明有任何疑問、是否清楚任務「做好」的定義是什麼。
（2）請他重複說明自己總共要負責的項目有哪些、細節是什麼、怎樣才叫「做好」任務。（最好在當下協調好後就以文件化方式產出，明確將上述內容紀錄下。）
分配任務除了調配人力外，還有很重要的一點，就是時間控管。務必清楚交代任務應何時被完成，而交代完成的時間，最好要提前你自己預期的10%~20%
若任務的性質是須經長時間的執行，則必須與組員溝通協調定期檢驗進度的時間點，確保在執行上沒有偏離目標方向。
而在執行任務上，切勿要求他人應使用什麼樣的方式去完成任務，你該關心的，只應該是結果，並在說明任務時闡釋任務「做好」的定義即可。
步驟四、回顧檢討。
與組員共同校稿、看哪邊還有不足之處，或詢問大家是否有其他的想法。
其實你今天規劃得已經很不錯了，在規劃時也都會詢問我們的想法，我很欣賞能廣納意見的組長，尤其你又覺得自己有不足之處會想要改進，這點我認為在學生中是非常難得可貴的。
另外你的報告有條列式敘述，我覺得也相當不錯！
一起加油囉！
再來是同學後續的提問。
1.會議一開始要如何開場? 我最怕開頭>< 因為不知道要從何講起? 如何開始?
怎麼開始?
2.若今天組長問大家意見，大家都冷冷的無回應/你看我我看你/都說沒問題/OK壓等等之類的話，那該如何處理?
3.若今天要上台報告，卻都沒有人願意上台，但人數或許要2人以上，那我該如何處理?
4. 分配工作方面，你說依能力分配這我懂，我也有盡力做好這塊。但若她當下手中沒資源，該如何處理?
5. 其實我今天滿擔心一直問大家意見，大家會覺得煩; 但不問又覺得好像把對方當空氣，很不禮貌。 好險你們今天都有給我回覆>W<
我的回答如下：
1.我分成兩個階段來說：
（1）會議開始前：主要和組員噓寒問暖，讓組員感受到你是真心在關心他們。時間大約花費5~10分鐘左右即可。
（2）會議開始：因前面已經和組員寒暄過，大家會比較進入狀態，所以其實直接在白板上列下會議目標進行討論即可（會議的目標必須提前幾天就告知組員，會議目標的制定，可根據上次的會議紀錄或當周組員遇到的問題做設計）。
2.這是很常見的問題，我認為台灣人多數不敢在公開場合表述自己的意見。有三件「必要」的做法：
（1）回想過去的會議中，是否有人發表意見時，中途被誰打斷，或發表完後立刻被否決等這類對發表者不利的行為出現？
（2）在詢問意見前，先向大家表示，如果有人要發表自己的意見，中途不可以有任何人打斷，並且告知組員，每個人須對該意見說出自己覺得好的地方在哪，或是如何能讓這個意見更完善（都是正面的），等到意見統整完全，並決定好要使用哪個意見後，接著再要求每位組員都須設想這個意見的風險。
若你陳述完還是沒有人發表，可以自己先隨意提出個意見，無論好壞都說，這個目的是要激起大家討論的欲望。我認為好的意見，往往是在這樣互相討論中，突然有人靈機一動而產生的。
（3）在每次會議後，務必「私下」、「個別」和每位組員詢問他們是否還有其他想法、對團隊規劃或會議進行等的意見。這些想法大家往往不會公開發表，但這些想法往往包含了平時你沒看到的執行風險，因此必須透過私下、個別的方式來詢問得知。之後可以記錄下來，作為下次的會議目標之一。
3.還是那句老話，知人善任，適才適所。若你知道有哪位組員上台報告時較不易緊張，且口條清晰、邏輯分明，就把上台報告的任務交付給這樣的組員。不過很重要的是，在你交付任務之前，要先告知他，為什麼他適合做這件事，並且出自內心地讚美、鼓勵他，接著再說你希望他能幫忙你做這件事，也相信他能把這件事做得很好。
4.如果你是指他能力較差也沒資源的話，就必須安排一位組員，作為他的「導師」帶著他做任務。我拿撰寫文件來說，假設你原先想法是把這任務分配給某位能力較強者（導師），那麼你就同時再安排一位能力較差者（學生）（這點是在分配任務時，公開和大家說要把任務同時分配給誰），並且告知這位導師，由他來主導撰寫文件的任務，亦即做個小組長。
小組長的任務是主導任務能如期、如質完成。此外，要「私下」告知導師，多分配些任務給學生，並且要讓學生知道遇到問題時可以詢問導師。透過這樣的方式，來訓練彼此的能力，我認為這才算是一個團隊。
5.說到這點，建議如果平常在會議進行時，發現有特定幾位很少發言，可以公開特別詢問他的意見，往往這類人的意見是決定專案成敗的關鍵。
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