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2014年4月11日 星期五

4/11 - 實習總結(3)

今天和老師開會時,由於我前一天和老師報告了另外一位同學去實習的狀況,老師便和我們稍微提了他成為顧問之前在做的事。

一開始,老師是先從替講師提皮包、做學員的簽到、買便當、引導學員進行課程內容等。乍看之下,似乎是做雜事,但老師在講師上課時,一邊負責協助學員,一邊觀察講師的上課方式、內容,觀察課程進行的各個細節,進而累積能力。

這裡有三個很重要的關鍵:心態、動機、角度。

同樣是助理,你想的是完成分內工作,還是抱持著學習的態度做事?這是心態,是決定你累積經驗多寡的差異。

同樣是助理,為什麼你只想完成分內工作,而不想抱持著學習的態度做事?這是動機,是促使你前進的動力。

同樣是助理,你看到某個作業流程是這樣跑,還是反思為何這個流程該這樣跑?這是角度,是讓你以系統化觀點看待事物的關鍵。


底下為開會時做的筆記:

1.雇主花錢聘用你,不是買你將來成長後的能力,而是買你現在的能力。


2.好的部屬務必懂得向上管理,當主管未告知你截止日、繳交成果的品質時,務必及早向主管詢問,並且定期回報狀況。當你在等待主管指示的時間,你就是在壓縮自己能處理事務的時間。


3.學東西,是要靠自己觀察環境去偷瞄、學習模仿。


4.隨時要抱持著「改善」的意識,思考每一個可以改善的作業環節、流程。


5.永遠不要放過在任何環節中能學習的機會。


6.看每一個作業的環節時,須以系統流程的觀點去思考,並且以5W1H方式反思:

What:這個環節需要做哪些事?

Why:為什麼要有這個環節?

Where:為什麼這個環節的順序是在這裡?

When:為什麼這個時間點該做這個環節?

Who:為什麼是由他處理這個環節?

How:這個環節該如何做這些事?

老師以訂購便當為例,舉出為什麼是在學員簽到的同時,讓學員訂購便當?等。


7.隨時留意任何文件(如廣告傳單、課程規劃表、滿意度調查等)中,裡面有哪些欄位、內容、格式為何等。


8.拍攝照片時,要先了解你想呈現什麼樣的成果與故事,放在報告中才有其意義。


如欲閱讀更多實習心得,請見 實習心得

2014年4月2日 星期三

4/2 - 實習總結(2)

今天實習結束後,老師稍微跟我分享人資職能相關事宜;如何從問題的一個「點」,看出問題的一整個「面」;企業經營中,願景的重要性;以及價值觀。大致內容如下:

1.做人資最入門是從教育訓練開始,而要從事教育訓練,必須先懂得各職務的要求。假設部門經理說某位員工能力不佳,你必須有能力以量化方式,告訴經理該員工是否符合職務之需求,而在此之前,你得先搞清楚各職務的能力所需。(這裡我另外想到的是,有可能部門經理最初在開職務需求給人資單位撰寫招聘說明時,彼此有認知上的鴻溝。)


2.要能俯視問題,必然得先有該領域的知識以及實務能力,最關鍵就在於經驗的多寡。


3.想解決客戶問題,你必須先懂一個大前提:客戶其實並不知道自己的問題是什麼。因此,在初步收集完客戶的需求後,你需要先找類似的成品。例如客戶想導入EIS,你需要先了解其他的EIS大多包含哪些功能,將這些範例功能獨立拆解後,再詢問客戶需要哪些功能。

簡言之,要把客戶的問題看成一塊塊的模組,然後再去了解現成已有的類似模組,確認模組的功能後,再拼裝起來的這種結構化概念。


4.經營企業,最重要的是願景為何,這是決定企業生命長度的關鍵。


5.有些人的所作所為,也許違背道德與法律問題,但在他們眼裡看來似乎並不是什麼大不了的事。原因可能出自於家庭、環境等因素影響,而旁人難以改變對方的價值觀。此外更重要的是,所謂的對與錯,都會因價值觀的不同而有所差異。


再來是粗略紀錄老師此次輔導 TTQS 時的步驟:

1.請客戶填寫簽到單,目的在於統計出席人數 -> 績效


2.根據過去輔導客戶的資料,依照指標項目做逐條的內容修改。


3.安排計劃的時程,先確認出客戶今年度的重要事件(包括開班日期、會員大會日期等),再安排輔導之課程計劃、客戶的工作計畫辦理進度。


最後是 TTQS 中一些須留意的要點:

1.若評核審查的時間為月中,評核資料仍需寫下全年度的計畫,但屆時評核審查只會審查到月中的資料。


2.公司願景、使命、訓練政策必須放置在所有的宣傳平台上。


3.10月 ~ 12月需繳交明年度(1/1 ~ 12/31)的收支預算表與年度工作計劃。


4.1月 ~ 3月需繳交去年度的收支決算表。


5.一般而言,年度工作計劃中的辦理進度,不可寫「適時舉辦」,而需有明確次數與時間點。


6.所有於活動或會議中所拍攝的照片,都需先設想好這些照片該放置於何處、作為何種用途。


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2014年2月18日 星期二

2/18 - 實習總結(1)

今天與老師去拜訪完客戶,主要有四件收穫:一是觀察到老師的開會作法,二是得知客戶過去導入TTQS的方式,三是了解教育機構、企業機構為何願意投入大量成本在取得TTQS的真正原因,四是在職場中的做人處世。

先說我從老師與客戶對談中所了解為何他們願意導入TTQS的原因,是在於一般機構在舉辦訓練課程時,無論是場地租借、講師鐘點費等,成本相當龐大,因此這些成本勢必反映在學費上。然而,學費過高的代價,在於報名人數可能不如預期。

要能吸引大量學員參加,除了課程內容、師資等因素外,很關鍵的一點就是學費的多寡。但主辦方希望透過高學費抵銷成本,參與方卻希望低學費增加報名意願,要能解決如此兩難的問題,方法外部的資金挹入。而導入TTQS的好處,就在於一旦經考核後,評等於標準以上,就能獲得政府的補助款。

我想,這就是教育、訓練機構願意投入成本於取得TTQS的最大原因。


另外,在會議結束後,客戶希望能請我們吃頓飯,老師當下便果斷推辭。離開客戶公司後,老師便說了一個職場中做人處事的原則之一:自己沒有付出之前,永遠不要求回報。

老師認為,此次會議我們並沒有實際幫助客戶解決問題,畢竟我們這次隨同老師拜訪客戶,目的是從老師與客戶的對談中學些導入TTQS的know-how。因此,除非我們有幫助到客戶,否則較不事宜接受客戶的好意。


最後底下則為此次實習所做的筆記:

  • 老師開會之流程:
(1)描述目標與方向
(2)工作之預期成果
(3)工作分工
(4)重述目標與方向
(5)細節描述
(6)期限規劃
(7)重述目標


  • 個案之PDDRO包含項目:
(1)計畫:企業願景、公司使命、訓練政策、SWOT分析、策略目標、營運之短中長期目標、經營計畫。

(2)設計:以問卷統計調查課程需求目標、師資遴選、教材、場地之選擇標準、遴選學員之標準、補助計畫。

(3)執行:製作課程簡章、招生、遴選內部學員、與講師確認教學細節、準備工作確認。

(4)查核:課後檢討。

(5)成果:滿意度調查、結案核銷、歸檔、呈報課程結果、追蹤後續成效。


  • 講師遴選標準:
(1)地區
(2)學經歷
(3)專業資格、證照
(4)教學年資
(5)市場口碑
(6)歷屆學生滿意度
(7)鐘點費
(8)配合度

  • 課後評估:
(1)滿意度調查
(2)課後座談
(3)學員成果分享
(4)心得分享
(5)課後考試
(6)行動計畫報告
(7)成效評核


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